Este no es un ranking. Es el marco que aplicamos al diseñar OfiHQ: seis criterios para evaluar un software de gestión más allá de una demostración comercial. Al final verás qué hace distinto a OfiHQ y en qué casos tienen sentido otras alternativas.
Una guía práctica, sin rankings ni publicidad, pensada para ayudarte a comparar opciones con calma.
Así suele empezar. Se emite una factura en el programa que tenía la gestoría cuando arrancaste. Los clientes se apuntan en una hoja de cálculo porque el primer CRM pareció caro. Los gastos comerciales se gestionan por mensajería porque «ya los organizamos a fin de mes». Las firmas van por una herramienta externa o se imprimen y escanean. Los proyectos se coordinan en otra plataforma o dependen de la memoria del equipo. Cada herramienta resolvió un problema puntual y ahí se quedó, aunque mantenerlas por separado ya tenga coste operativo.
El resultado es conocido: datos duplicados en cuatro sitios, un cliente nuevo que hay que dar de alta en tres programas, una factura que se paga sin que el proyecto lo refleje y un contrato firmado que acaba perdido en una carpeta compartida. Cuando llega una persona nueva, necesita acceso a varias herramientas antes de poder trabajar. Cuando llega una revisión interna o externa, la foto de la empresa está repartida en demasiados sitios. La fragmentación no siempre se nota a diario, pero aparece cuando necesitas trazabilidad.
No estás mal gestionando tu empresa. Estás gestionando con las herramientas que tenías a mano cuando surgió cada problema. La pregunta es si hoy ya merece la pena dar un paso.
El marco
Aplicables a cualquier candidato. Si pasan los seis, ya tienes una buena base para decidir.
01 · Cumplimiento
En España, un software de gestión que no cumpla con Verifactu a partir de 2026 no es una opción. Lo siguiente es cuánto cumple y cómo lo cobra: hay herramientas que resuelven Verifactu de serie y hay herramientas que lo cobran como módulo extra, como recargo por factura enviada o como tramo de plan superior. El coste total cambia mucho con esto. Más allá de Verifactu, la fiscalidad española tiene capas, IVA, IRPF, recargo de equivalencia, intracomunitario, IGIC, regímenes especiales, que un software genérico internacional suele resolver como traducción de etiquetas, no como lógica fiscal. La diferencia se nota cuando facturas a un cliente alemán y el sistema no sabe que eso lleva régimen intracomunitario.
La pregunta
¿Cumples con Verifactu hoy, incluido en el plan que me ofreces, y gestionas IVA intracomunitario, IRPF y recargo de equivalencia por defecto?
02 · Amplitud
«Todo en uno» se dice con facilidad. Lo que cuenta es si el software, en el plan que vas a contratar, cubre los procesos que tu empresa necesita hoy: facturar, cobrar, gestionar clientes, llevar proyectos o servicios, controlar gastos, firmar documentos y coordinar al equipo. Se contrata lo que está disponible, no lo prometido. Cuidado con el «todo incluido» con asterisco: muchos productos venden una suite que, en detalle, es un núcleo contable más módulos activados por tarifa. La amplitud real aparece en las condiciones del plan, no en la página inicial.
La pregunta
De las funciones que me enseñas, ¿cuáles están incluidas en el plan ofertado y cuáles requieren un plan superior o complemento de pago?
03 · Integración
El problema que te trajo aquí no es que falte una función, es que tus funciones están en programas distintos y no comparten datos. La prueba de un software todo-en-uno es si los módulos son vistas del mismo dato, o si son aplicaciones separadas conectadas con una API interna. Señales de que no está bien integrado: tienes que «enlazar» manualmente un cliente del CRM a un cliente de facturación, los gastos se imputan a proyectos en un segundo paso, los contactos de firma digital son un directorio aparte de los clientes. Un producto bien hecho tiene un solo concepto de cliente, aunque tenga diez pantallas donde aparece.
La pregunta
Si doy de alta un cliente en el CRM, ¿aparece como cliente facturable sin que yo tenga que duplicarlo?
04 · Precio
Los modelos de precio por módulo, por usuario con tramos ocultos, por volumen de facturas o con plan empresarial «a consultar» dificultan calcular el coste total. Un precio saludable muestra una cifra visible, pago mensual y anual claros, y una lista concreta de lo incluido. Que el precio anual sea inferior al mensual es razonable; que el plan de entrada esconda funciones clave no lo es.
La pregunta
¿Puedo ver tu precio completo sin hablar con ventas, y sé qué me va a costar el año que viene si hago lo mismo que este año?
05 · Uso real
Lo importante aparece en la tercera semana de uso: listados largos, búsquedas antiguas, facturas emitidas, oportunidades comerciales, gastos y trabajo desde el móvil. Señales a mirar: velocidad, facilidad para encontrar datos, aplicación móvil útil y curva de aprendizaje razonable. Esto se comprueba mejor en una prueba gratuita que en una presentación breve.
La pregunta
¿Tengo prueba gratuita con todas las funciones activas, sin tarjeta al alta y sin techo de datos?
06 · Soporte
El software de gestión se contrata una vez y se utiliza durante años. Importa quién responde cuando escribes y cuál es la estabilidad del producto. La independencia del proveedor, su foco y su capacidad de mantener el producto a largo plazo influyen tanto como la lista de funciones.
La pregunta
¿Quién me va a atender si tengo un problema en dos años, y cómo habéis evolucionado los últimos cinco años como empresa?
Las alternativas
Cada una sirve a un perfil. Decirlo honestamente es parte del marco.
Si tu empresa encaja en alguno de estos perfiles, probablemente esa opción sea mejor para ti que nosotros. No se puede ganar a todos los segmentos, y intentarlo es el camino más corto a un producto mediocre.
Honestidad
OfiHQ lleva facturación emitida y gastos, pero la contabilidad (asientos, libros oficiales, cuenta de pérdidas y ganancias) la lleva tu asesoría con los datos exportados desde OfiHQ. Si quieres llevar la contabilidad tú dentro de la herramienta, Holded, Sage o Anfix encajan mejor con ese flujo.
OfiHQ está pensado para pymes de servicios y para empresas con procesos comerciales y administrativos, consultorías, despachos, agencias, constructoras. Para un e-commerce con miles de SKUs, con integraciones de marketplace y gestión de almacén multi-ubicación, hay soluciones especializadas que cubren mejor ese dolor específico.
Si la mayoría de tu facturación va a ayuntamientos, comunidades o a la AGE por FACe, la facturación electrónica administrativa (Facturae) tiene que ser parte del núcleo de tu software. OfiHQ, en abril de 2026, no cubre ese flujo. Escríbenos si te interesa, te contamos lo que tenemos en plan y te orientamos entretanto.
Un producto, un precio que ya lo incluye todo y un equipo que desarrolla el software y atiende el soporte.
OfiHQ no separa funciones clave en planes superiores. Tiene un plan Todo incluido: 3 € por empleado al mes con pago anual, o 4 € por empleado al mes con pago mensual. CRM, facturación Verifactu, proyectos, gastos, firmas digitales, calendario, recursos y documentos están en tu cuenta desde el primer día.
Verifactu está implementado por nosotros directamente, no es un conector. El IVA, el IRPF, el recargo de equivalencia, el intracomunitario y los regímenes especiales son lógica del producto, no etiquetas traducidas. Los informes y los PDFs usan los formatos que tu asesoría reconoce. Si facturas a Alemania, la régimen intracomunitaria aparece sola; tú no marcas casillas.
Un cliente que das de alta en el CRM es el mismo que luego facturas, al que le asignas un proyecto y al que le pides una firma. No hay sincronización nocturna entre sistemas, hay un solo concepto de cliente y cada módulo es una vista distinta de ese dato. Pasa lo mismo con proyectos, empleados, ítems y documentos.
Laboratorio Web es un estudio independiente. No delegamos el soporte en un centro externo ni dependemos de implantadores para que el producto funcione. Si una consulta revela que algo está mal planteado, llega al equipo que puede cambiarlo.
Si quieres el detalle por módulo, está en /funcionalidades. Si quieres ver el precio completo, está en /precios.
Probarlo
Dos semanas de prueba honesta, con un plan sensato.
Semana 1 · Lo urgente
Crea la cuenta. Importa tus clientes, tus productos y los tipos de IVA que ya usas (te acompañamos si vienes de Holded, Quipu, Factura Directa o similar). Configura tu certificado digital. Emite las facturas de esta semana directamente desde OfiHQ y comprueba que tu primera factura Verifactu sale con QR válido.
Sabrás si la facturación funciona en tu contexto real y si la ergonomía del día a día te sirve.
Semana 2 · Lo que cambiaría
Abre el CRM con los mismos clientes. Sube dos o tres proyectos activos y registra las horas de la semana. Prueba una firma digital con un contrato real. Saca una foto de un justificante de gasto desde el móvil y completa el circuito hasta la aprobación.
Sabrás si los datos hablan entre módulos como esperas y si el resto del equipo puede usarlo sin entrenamiento formal.
Al final · 30 días
Si no encaja, tu cuenta queda en pausa sin cargos y puedes exportar tus datos. Si encaja, eliges pago mensual o anual. No te añadimos a secuencias comerciales no solicitadas.
Sabrás si OfiHQ es el que te toca contratar, o si con el marco de los seis criterios la decisión ha quedado en otro sitio. Las dos respuestas son válidas.
OfiHQ es un software todo-en-uno para pymes que trabaja bajo los seis criterios anteriores: Verifactu de serie, amplitud real sin planes superiores para funciones clave, datos integrados, precio claro, prueba de 30 días con todo activo y soporte atendido por el equipo del producto. Si encaja con lo que buscas, puedes probarlo.
¿Dudas antes de probar? Hablemos.
Esta guía se actualizó por última vez en abril de 2026. Las referencias a competidores reflejan su estado público en ese momento; los productos evolucionan y nuestra comparativa puede quedarse desfasada. Si encuentras algo que ya no es verdad (sobre ellos o sobre nosotros), avísanos, actualizamos con gusto.
